石婷-關于人事檔案管理情況的調(diào)研報告
作者:石婷
來源:人力資源部
發(fā)布時間：2020-12-21
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<span style="font-family:宋體;font-size:14pt;">人事檔案管理是企事業(yè)單位工作的重要組成部分，是人才信息的重要載體，是人才的重要信息源，管好用好人事檔案<span>,</span>對人才資源開發(fā)起著重要作用。近年來，</span><span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;">隨著人事管理制度改革的不斷深化，人事檔案工作面臨著許多新情況、新問題。因此，如何適應改革需要，進一步提高人事檔案管理水平，使其更好地為人事工作服務，成為人事檔案管理部門以及人事工作者需要研究解決的一個重要課題。在此大環(huán)境下，我通過采取信息收集、實地調(diào)研等方式對公司人事檔案管理進行了調(diào)研，F(xiàn)將調(diào)研情況報告如下：<span></span></span>
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<b><span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;">一、充分認識人事檔案在企業(yè)管理中的重要作用<span></span></span></b>
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<span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;">人事檔案中詳細記錄了人力資源信息，能夠從中反映出工作人員的個人履歷、薪資、學歷教育以及組織關系等，可作為人才評估和考核的依據(jù)，并為人力資源的利用和安排提供重要指導。<span></span></span>
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<span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;">（一）個人成長的記錄<span></span></span>
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<span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;">有一句話說，通過人事檔案可以了解一個人的一生。此話并不為過，從某種意義上來說，人事檔案是對員工個人成長經(jīng)歷的記錄，能夠呈現(xiàn)出員工的個人全貌，同時人事檔案還有動態(tài)性和流動性的特點，其中的信息、材料，會隨著員工的不斷成長而增加和補充，并根據(jù)員工的調(diào)動進行轉(zhuǎn)移。<span></span></span>
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<span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;">（二）工作價值的體現(xiàn)<span></span></span>
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<span style="font-family:宋體;color:#191919;font-size:14pt;">檔案是一個人歷史的真實記錄，通過檔案能清楚了解員工過去的工作軌跡，經(jīng)驗教訓總結(jié)，為領導科學決策和科學管理提供參考。在人員的錄用、晉級、考核上，都會通過檔案來考察其德、能、勤、績等情況，以便能夠全面詳盡地了解員工的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到重要的參考作用。</span><span style="font-family:'Arial','sans-serif';color:#191919;font-size:14pt;"></span>
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<b><span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;">二、公司人事檔案管理的基本情況<span></span></span></b>
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<span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;">截止<span>2020</span>年<span>11</span>月，公司共管理員工人事檔案<span>436</span>卷，其中在職人員人事檔案<span>374</span>卷、退休人員人事檔案<span>51</span>卷、離職人員人事檔案<span>7</span>卷，死亡人員人事檔案<span>4</span>卷。按照分級管理原則，公司領導班子成員人事檔案共<span>6</span>卷分別由省交通廳、交投集團及外派單位管理；按照退休人員社會化管理相關要求，退休人員人事檔案將在規(guī)定時間內(nèi)統(tǒng)一上交當?shù)叵嚓P機構(gòu)管理。<span></span></span>
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<span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;">通過近年來的努力，公司人事檔案逐步向制度化、規(guī)范化邁進，為人力資源管理工作提供了堅實支撐。<span></span></span>
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<span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;">（一）從組織領導上說，成立了人事檔案管理工作領導小組，全面分析、研究人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。自<span>2015</span>年以來，在公司黨委的堅強領導下，分批集中開展了人事檔案專項審核工作，對檔案整理、歸檔過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行了專項研討、審核和認定，為檔案內(nèi)容回歸本真奠定了基礎，營造了人事檔案工作的<span>“</span>青山綠水<span>”</span>，在干部考察、提職備案以及紀檢審計部門日常工作等方面發(fā)揮了重要作用。<span></span></span>
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<span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;">（二）從基礎建設上說，投入力度大、基礎設施全，為人事檔案管理維護奠定了良好基礎。按照檔案管理相關規(guī)定，基本做到了檔案室、檔案員辦公室“二室”分開，同時為檔案室安裝了防盜門窗，配齊了溫濕度計、滅火器、防腐防蟲劑、碎紙機等物品，“三專”“六防”措施一應到位。<span></span></span>
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<span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;">（三）從日常管理上說，檔案管理實現(xiàn)了制度化、流程化，檔案工作有章可循、有制可依。根據(jù)人事檔案日常管理和使用情況，建立和完善了《人事檔案管理制度》、《人事檔案保管保密制度》、《人事檔案查（借）閱制度》、《歸檔接收制度》等，并就人事檔案在員工入職、離職等過程以流程圖的方式進行了固定，從而使人事檔案工作的每一個環(huán)節(jié)都有制度的約束和保障。<span></span></span>
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<b><span style="font-family:宋體;font-size:14pt;">三、需進一步提高和完善的方面</span></b><b><span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;"></span></b>
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<p style="text-indent:28pt;" class="MsoNormal">
<span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;">目前，公司的人事檔案管理己進入平穩(wěn)運行階段，日常的工作主要是根據(jù)人事檔案材料的更新進行審核、整理和歸檔，但隨著社會進步以及電子化的日益普及，傳統(tǒng)的人事檔案管理己不能滿足和適應社會發(fā)展的要求，</span><span style="font-family:宋體;font-size:14pt;">通過近年來的工作實踐，我認為現(xiàn)階段公司的人事檔案管理在以下方面還有待進一步提高和完善：<span></span></span>
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<span style="font-family:宋體;font-size:14pt;">（一）</span><span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;">管理方式有待提升。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式都缺乏技術性，依舊采用原有的人力管理模式，這種管理模式在單位需要查取人員信息時需要翻閱大量的資料，再一次次的檢索、查閱，最終找出正確的人提取正確的信息，這種方式極其不便，且與現(xiàn)代化飛速發(fā)展的科技脫軌，大大降低了人力資源的利用率，阻礙了人力資源的有效配置。</span><span style="font-family:宋體;font-size:14pt;"></span>
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<span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;">（二）管理意識程度不夠。人事檔案工作是一項內(nèi)部性、保密性很強的工作，但就公司目前人事檔案管理現(xiàn)狀來講，人事檔案員是一崗多職，雖然經(jīng)過一些檔案管理方面的培訓，但對人事檔案管理系統(tǒng)的、全面的了解還不是很透徹，</span><span style="font-family:宋體;font-size:14pt;">對有關檔案的法律法規(guī)和業(yè)務知識了解不深，</span><span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;">這也為更長一段時期人事檔案管理工作的提升帶來壓力。<span></span></span>
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<b><span style="font-family:宋體;font-size:14pt;">四、對于當前人事檔案管理發(fā)展方向的探索<span></span></span></b>
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<span style="font-family:宋體;font-size:14pt;">（一）更新觀念，增強檔案管理意識。做好人事檔案管理工作，不僅需要檔案人員認真、負責的態(tài)度，更需要具備與時俱進的眼界，要堅持用新的觀念看待事物、用新的技術指導工作。同時還需要管理者在人事檔案管理先進技術引進上下功夫，要積極探究迎合時代發(fā)展的管理方式，俗話說，變革才能進步、變革才能發(fā)展。只有保持發(fā)展的眼光才能使人事檔案管理工作不斷向科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化邁進。<span></span></span>
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<span style="font-family:宋體;font-size:14pt;">（二）牢固樹立檔案管理法制觀念。<span>人事檔案管理是人事工作的重要組成部分，是公正選人</span>用人的基礎性工作。近年來，在一些地方和單位出現(xiàn)了改學歷、改履歷、改年齡等干部檔案造假的問題，嚴重地破壞了黨內(nèi)政治生態(tài)環(huán)境。加強干部人事檔案管理法制化建設的工作力度，是在新形勢下深入貫徹落實習近平總書記依法治國新理念、圍繞培養(yǎng)和選拔黨和人民需要的好干部等一系列新思想、新要求，以及從嚴治黨的迫切需要。<span></span></span>
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<span style="font-family:宋體;font-size:14pt;">（三）加強以人為本的管理理念。人事檔案管理主要是從事關于人的工作，在工作過程中應充分重視人的主觀因素，將人事檔案管理的發(fā)展方向轉(zhuǎn)移到“以人為本”的理念上來，將人作為進行人事檔案管理的重心，將人的需要作為重要衡量標準，不斷提升服務于人的理念，想群眾之所想、急群眾之所急，為需要服務的人搭建一個有利的平臺。<span></span></span>
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<span style="font-family:宋體;font-size:14pt;">（四）加強人事檔案信息化建設。傳統(tǒng)的人事檔案信息大多是以紙質(zhì)為載體，在保管、使用過程中很容易受到損壞，極其不利用檔案的長期管理。隨著電子和網(wǎng)絡的普及，人事檔案管理應該充分運用現(xiàn)有科學技術手段，將個人或組織的檔案信息準確地錄入到相應計算機人事管理系統(tǒng)中，這樣不僅可以延長檔案的使用保管“壽命”，更好地為人事工作服務，同時還能夠有效地節(jié)省人力、物力和財力。<span></span></span>
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<span style="font-family:宋體;font-size:14pt;">（五）傳統(tǒng)與現(xiàn)代的有效融合。人事檔案管理工作向信息化邁進是一個不爭的事實，但也應該清醒的認識到，向信息化、電子化邁進并不等于將傳統(tǒng)的管理方式全部廢棄，這需要一個過程，是傳統(tǒng)向現(xiàn)代過渡的過程、是傳統(tǒng)與現(xiàn)代相互融合的過程。一方面，目前形成的檔案極具價值意義，必須要不惜余力地仔細保管下去；另一方面，在傳統(tǒng)管理的基礎上推進信息化水平及電子化進程，要勇于借鑒傳統(tǒng)管理的經(jīng)驗，有序推進，切實保障人事檔案管理的穩(wěn)定。<span></span></span>
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<p style="text-indent:28pt;" class="MsoNormal">
<span style="font-family:宋體;background:white;font-size:14pt;">人事檔案工作是組織、人力資源管理工作中不可缺少的重要組成部分，是做好人力資源工作的重要前提。在市場經(jīng)濟發(fā)展的大趨勢下，人事檔案管理工作要緊跟時代發(fā)展步伐，緊扣公司發(fā)展目標，努力開創(chuàng)適應新形勢人事檔案管理工作的新思路，新方法，更好地為公司人事決策提供依據(jù)，促進公司健康、穩(wěn)定發(fā)展。</span><span style="font-family:宋體;font-size:14pt;"></span>
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